¿CÓMO PREVENIR LOS FRAUDES EN LA EMPRESA?

Hoy en día la pequeña y mediana empresa ocupa el papel más importante como generadora de empleo, ya que ofrece el 85% de las plazas laborales, y por supuesto por esta razón, estas empresas debieran tener un estricto control con el tema de la contratación de sus empleados. Muy específicamente con los empleados que manejan el capital que ingresa y egresa de las cajas del negocio, y es que, es tristemente común encontrarnos con rescisiones laborales por desfalcos, robos o fraudes, ya sea al empleador, a los clientes del negocio o incluso a los proveedores, por lo que considero importante establecer ciertos parámetros de control para la prevención de determinadas contingencias financieras a las que cualquier negocio se encuentra expuesto.

Para empezar a definir el perfil del encargado de las finanzas del negocio, es fácil advertir que necesitaremos contratar a alguien con facilidad numérica y cierta capacitación contable, por lo que según el giro y dimensión del negocio, así como su volumen de capital circulante, nos llevará a buscar desde una persona con estudios de contabilidad a nivel técnico en casos de empresas pequeñas con ingresos de menor proporción, hasta un licenciado en contaduría, administración o finanzas para operaciones de mayor magnitud.

Otro de los aspectos que tenemos que considerar dentro del perfil de un empleado para esta función, es el de la edad, el cual se recomienda que oscile entre los 25 hasta los 35 años de edad, y este factor es importante entenderlo dentro del argumento de que a esta edad el empleado cuenta con mayor plenitud de su capacidad numérico-analítica para realizar operaciones contables y financieras, y por ultimo, que el trabajador sea casado, ya que al menos la teoría nos dicta que un trabajador con este estado civil, tendrá más sentido de responsabilidad en las tareas financieras y más difícilmente podrá disponer del efectivo de la caja, sí sabe que de su trabajo dependen además de el, su esposa e hijos, por lo que tendrá un mayor cuidado y esmero en conservar su empleo.

Ahora que vemos los elementos básicos del perfil de un empleado que administra recursos financieros, podemos reducir en cierta proporción los riesgos a los que se puede enfrentar un negocio ya sea por ineptitud o deshonestidad en el empleado.

Como bien sabemos existen empleados honestos y deshonestos, como en todos lados, pero si hablamos de prevención no podremos hacer excepción entre empleados y deberemos estipular las reglas preventivas con todos ellos, ya que se estipulan pensando en el empleado que encontramos muchas veces engañando al patrón con cifras falsas para maquillar desfalcos de efectivo, y como es comprobado estadísticamente, los empleadores se enfocan casi en su totalidad en la proyección del negocio hacia el exterior, atracción de clientes, u oportunidades de expansión por lo que frecuentemente se descuida de las amenazas que pueden surgir al interior de la empresa y que causan graves daños financieros al negocio.

Al tomar en cuenta las perdidas financieras de un negocio, además del robo directo, encontramos algunas otras prácticas deshonestas a las que comúnmente recurren los empleados con acceso a efectivo del negocio. Dentro de éstas prácticas, encontramos las notas fabricadas por el empleado con el fin de comprobar gastos que no utilizó en los viáticos que le fueron asignados.

También es común cuando tenemos clientes que pagan a mensualidades el hecho de que sean desviadas algunas de ellas al bolsillo del empleado y por eso no queden registrados dichos pagos, y sobra decir que esto dañara la relación que sostenemos con nuestro cliente. En otras ocasiones encontramos la duplicación de facturas, que implica un problema fiscal, el cual no se le recomienda a nadie. Encontramos también dentro de las malas prácticas, la inadecuada administración de las finanzas del negocio, invirtiendo el capital de la empresa de tal manera que le deje ganancias al empleado, sometiéndolo a los riesgos inherentes de una inversión financiera, y claro la reina de todas las prácticas: Los “autopréstamos”, que consiste en tomar efectivo de la caja con la supuesta intención de devolverlo.

Por lo anteriormente expuesto es importante que el empresario desarrolle ciertas prácticas preventivas con el propósito de reducir los riesgos financieros en la mayor medida posible.

En primer lugar lo más importante es como ya vimos, contratar a un personal adecuado con un perfil especifico y corroborar sus antecedentes con cartas de recomendación, así como de no antecedentes penales, y también que el propio empresario verifique constantemente sus balances financieros de manera personal.

Es muy importante que la responsabilidad de las finanzas sean compartidas con por lo menos entre dos personas, ya que es más fácil que un solo empleado se corrompa a que lo hagan dos o más. Otra de las recomendaciones que sugerimos, es que se proporcione acceso a todos los empleados con el director, con la finalidad de difundir una comunicación vertical, ya que de esta manera podrán darnos nuestros empleados la información que nos ayude a detectar alguna irregularidad en nuestros procesos financieros, y por ultimo y a mi punto de vista más importante, inculcar y difundir entre los empleados una cultura empresarial de integridad, ya que para exigir empleados honestos lo primero que tenemos que hacer es darles un ejemplo de rectitud con la empresa, con los demás empleados, con los clientes y con los proveedores.

Como vemos es importante mantenernos en alerta cuando de dinero se trata, y aunque no encontramos aún la fórmula mágica que termine con los vicios financieros de nuestros empleados, si podemos adoptar algunas medidas preventivas para minimizar los riesgos a los que cualquier empresa pequeña mediana o grande se encuentra sometida día a día.

Valente Quintana Pineda

Es licenciado en derecho, por la Universidad Tecnológica de México, especialista en relaciones laborales por la Universidad Nacional Autónoma de México. Es consultor en relaciones laborales y presta bajo su firma los servicios de asesoría, consultoría, auditoría y capacitación en relaciones laborales, así como también es autor del Manual de relaciones laborales publicado por la Asociación Latinoamericana de Protección al Trabajo A.C.