Un plan de negocios es una descripción de la empresa en proyecto u operación que contiene toda la información necesaria para que los destinatarios adquieran una clara idea del negocio y se interesen en él.
Es una herramienta que debe diseñarse para cada caso específico y por tanto incluir en él la información que, en consecuencia, le sea pertinente.
Planear en equipo genera creatividad y sinergias, mejores planes. El proceso de preparar el plan de negocios no es la excepción.
Plan de Negocios
La gente siempre está culpando a sus circunstancias por lo que son.
Yo no creo en las circunstancias.
Las personas que se adueñan de este mundo
son quienes se levantan y visionan las circunstancias que desean y,
sí no logran encontrarlas, las construyen.
George Bernard Shaw
Un Plan de Negocios es una descripción objetiva, escrita, de un proyecto de una nueva empresa o de una que ya está en operación; permite a terceros tener una clara idea del negocio, sus alcances y dimensiones. Hay muy diversas formas de preparar este documento, cada autor propone la propia y cada empresario o directivo la prepara reflejando los objetivos que pretende, su forma de pensar y trabajar. Algunos autores sugieren que sea un documento estático, otros, por el contrario, sugieren que sea un documento en constante evolución. En resumen, se trata de un documento cuyas características son diversas, como diversos son los propósitos que le dan origen.
Es usual que se prepare cuando está por iniciarse una empresa o cuando la empresa está teniendo cambios importantes que impliquen explicar a los actuales o nuevos inversionistas, financieros, o grandes proveedores lo necesario para obtener su clara comprensión y apoyo.
Aun cuando este documento está dirigido fundamentalmente a personas o instituciones externas a la empresa, tiene también gran relevancia al interior de la misma. El plan de negocios es un instrumento que si es cuidadosamente preparado tendrá repercusiones muy favorables para el empresario, no solo porque cumplirá el propósito para el que fue preparado, sino de manera muy importante, dado que le ordenará ideas y emociones respecto de la empresa, que seguramente se traducirán en acciones que favorecerán su futuro.
Como cualquier plan, de cualquier índole, este implica la previsión del futuro, de lo que va a ocurrir, de lo que se desea que ocurra. Este hecho por si mismo obliga a la reflexión y a la visualización de lo que será y con ello aumenta en forma importante las posibilidades de que así ocurra.
En diversas ocasiones hemos señalado que el primer secreto de éxito de cualquier organización humana triunfadora es “soñar”, es decir, no solo concebir el futuro, sino sentir las emociones de imaginarlo ya establecido, como será finalmente. La mezcla de las dos inteligencias involucradas, la lógica o matemática y la emocional traen en consecuencia resultados sobresalientes, transforman los buenos en poderosos planes.
Un buen proceso previo de planeación estratégica favorecerá grandemente la preparación del plan de negocios. Es recomendable que este proceso sea claro, vaya de lo general a lo particular y sea lo más participativo que sea posible.
El modelo que normalmente sugerimos incluye las siguientes fases que han de desarrollarse cronológicamente:
- Sueño
- Es la respuesta a como es vista la empresa, por el equipo que está planeando, pasados 5 a 10 años.
- Misión
- Responde a la pregunta ¿para que existe la empresa?, ¿Cuál es su razón de ser?
- Estrategias
- Son los grandes caminos para lograr la Misión, es la desagregación de la Misión
- Objetivos
- Son las metas a lograr, los resultados esperados. Deben poder medirse y con ello el desempeño de personas, áreas y la propia empresa. Nacen del análisis de las fortalezas y debilidades del negocio y de las oportunidades y problemas que a este le presenta el medio. Como aprovechar lo que favorece la misión del negocio y enfrentar las vicisitudes determina los objetivos.
- Proyectos
- Son grupos de tareas cuya correcta realización conjunta permitirán convertir cada uno de los objetivos planteados en resultados concretos.
El plan de negocios habrá de contener diversos apartados que mas adelante comentaremos. El renglón financiero y los aspectos estratégicos serán los centrales.
Si bien el propósito de este artículo no es mostrar a ustedes un formato de plan de negocios, ya que existen numerosos ejemplos en internet, que pueden servir de guía para hacerlo, sugerimos, a continuación, algunos apartados que deberán incluir información relevante para el destinatario del plan de negocios y que debe tomar en cuenta la persona que lo prepara:
- Un resumen ejecutivo que contenga como máximo los 10 puntos más importantes, que sea de fácil lectura, interesante y no mayor a 5 cuartillas. Es muy probable que este resumen sea lo único que lean; en todo caso, éste resumen motivará o no a continuar la lectura.
- Descripción del negocio incluyendo su concepto, productos o servicios, ¿Por qué es diferente a otros?, ¿Qué servicios o productos se ofrecerán? Es muy conveniente incluir la misión, las estrategias y los principales objetivos.
- Personal, cifras relevantes y currículum vitae de los principales ejecutivos (es importante la uniformidad en el formato de todos ellos).
- Mercado y plan de mercadotecnia y ventas.
- Finanzas actuales si ya está en operación el negocio y proyecciones financieras. Financiamientos actuales y requeridos.
- Producción de bienes y servicios, los principales procesos e innovaciones.
- Tecnología que se empleará y, en su caso, ofrecerá.
- Otros que sean relevantes al caso particular.
En nuestra opinión al preparar este instrumento deben cuidarse algunos aspectos:
- Aun cuando pueda parecer evidente, hemos de comentar que este trabajo deberá ser cuidadosamente diseñado y presentado ya que constituirá la información más importante que de la empresa tendrá el receptor, quizá la única.
- Preparar y proyectar, independientemente del material en papel, una presentación ejecutiva que no contenga más de 10 puntos (los más relevantes para la audiencia) y que su exposición no tome más de 20 minutos (más tiempo de preguntas y comentarios). Sugerimos escribir como máximo 7 palabras por lámina ya que no se trata de que la lean sino de atraer su atención. Las imágenes normalmente consiguen ese objetivo en forma adecuada.
Uno de los grandes presentadores, Steve Jobs, dedicaba mucho de su valioso tiempo a revisar y simplificar sus intervenciones, una y otra vez. Este es sin duda un buen consejo.
- Recuerden que es importante entusiasmar a las personas que se les presentará el documento, es decir, reconozcan que son seres humanos completos y no calculadoras frías sin emociones.
- Escribirlo pensando no en lo que queremos decir (que frecuentemente es más de lo necesario) sino en la información que los receptores están interesados en recibir.
- Solo escribir lo verdaderamente importante (poniéndonos en los zapatos del receptor) y no en lo que para nosotros es importante. Frecuentemente hay grandes diferencias entre los dos puntos de vista.
- Es preferible preparar un documento pequeño y sustancioso y agregar tantos anexos, a su vez pequeños y sustanciosos, como sean necesarios, para satisfacer el caso en que el lector requiera de información mas detallada.
- Debe ser un documento fidedigno. El prestigio de quien lo presenta y el de la empresa estarán de por medio. Sólo los monopolios pueden ser económicamente “exitosos” y al mismo tiempo faltar a la seriedad y a la ética.
