El éxito de las micro, pequeñas y medianas empresas está en los sistemas

A través de este artículo de opinión expondré las razones por las cuales una gran mayoría de MIPyMES no logran avanzar más allá de un ciclo de vida mayor a los cinco años. De la misma manera, a través de mi experiencia, apuntaré como el enfoque sistémico es uno de los cimientos que permite primeramente sobrevivir a las empresas y en un segundo término, permanecer en el mercado. 

Para realizar un buen diagnóstico, es necesario conocer el problema. Sin embargo, un error recurrente al diagnosticar el sector es enfocarse en la sintomatología. Antes de exponer datos concretos sobre la situación actual en la que se desarrollan la mayoría de las empresas micro, pequeña y mediana; es necesario señalar que los síntomas suelen ser bastante más notorios que las causas que los originan. En realidad, estas suelen presentarse de manera discreta y silenciosa. 

La Radiografía del Emprendimiento en México 2020, publicado por la Asociación de Empresarios de México (ASEM) en la que se consultó a 1,102 emprendedores de México, demostró lo siguiente:

  • Del 100% de la muestra, el 61% de los fundadores son del género masculino, que la edad en la que con mayor frecuencia se fundan las empresas es entre los 26 y los 45 años.
  • El 58% de los fundadores cuentan con estudios a nivel licenciatura, el 24% con maestría, solo el 8% con especialidad y el 2% con doctorado. 
  • El 50% se limitó a fundar 1 empresa, mientras que 27% fundaron 2 y el 23%, tres o más.  
  • En cuanto al perfil de las empresas, el 80% tiene ventas anuales menores a 2 millones de pesos, el 10% de 2 a 4 millones, el 6% de 4 a 20 millones y el último 4% se divide igualitariamente en ventas entre 20 y 50 millones y finalmente mayores a 50 millones. 
  • Respecto al tamaño, solo el 12% tiene más de 10 colaboradores. 
  • La composición de la empresa se constituye en 40% por 2 socios, 38% por un solo fundador y el resto por más de 3 socios. 
  • Entre las principales motivaciones para emprender el 42% expresó que fue por crecimiento personal y profesional, seguido de los que lo hicieron por solucionar un problema del mercado o ambiente con el 31%.
  • Solo el 14% tuvo un periodo de operación de entre 4 y 5 años, un 15% mayor a 10 años y un impactante 58% menor a 3 años. 
  • Los emprendedores consideraron que el fracaso de sus empresas fue 34% por falta de conocimiento del mercado, 32% por mala administración de la empresa y 25% por problemas con los socios, siendo esos indicadores los más representativos. 
  • Finalmente, las fuentes de financiamiento durante y después de los primeros 3 años fueron entre el 85% y 90% recursos propios. 

Desde mi perspectiva, sin que el estudio demuestre datos concluyentes, el corto ciclo de vida, sumado al bajo nivel de ventas, el tamaño de la plantilla laboral y las razones por las cuales los emprendedores dicen fracasar nos advierte que el emprendimiento en México está basado en una práctica empírica. Si un emprendedor asume su fracaso por falta de conocimiento del mercado, mala administración y limitadas fuentes de financiamiento, se puede inferir que funda la empresa intuyendo que el mercado es capaz de consumir su oferta. Otra situación que juega en contra de los emprendedores es la escasa preparación profesional para gestionar una empresa y el soporte psicológico para sobreponerse a los retos que implica emprender.

La primera recomendación es no empieces si no tienes un plan integral de negocios evaluado por expertos. Don Luis, el peluquero o el compadre que ha hecho mucho dinero, probablemente ofrezcan su mejor consejo, pero no son expertos. ¿Construirías una casa, que es tu patrimonio y el de tu familia, sin ayuda de un experto? No. Entonces tampoco pongas un negocio, sin ayuda de un experto. ¿Qué se debe demostrar en un plan de negocios? Como fin último la viabilidad financiera del modelo de negocio, mismo que se traduce distintos indicadores:

El mercado está dispuesto a pagar por tu producto o servicio durante un periodo considerable o permanentemente que te permitirá escalar la empresa

El valor que aporta el producto o servicio es difícil de replicar por la competencia, lo cual te brinda permanencia en el mercado

Las ventas son significativas en razón de tener un margen neto al final de un periodo fiscal que te permitirá escalar la empresa para multiplicar los ingresos y consecuentemente aumentar la rentabilidad.

Los ingresos por venta te permitirán crear una organización en la que la gente se sienta atraída a colaborar debido las prestaciones y condiciones de trabajo iguales o mucho mejores a las que indica la ley

El periodo que deberá financiarse el nacimiento de la empresa, así como el monto requerido para un primer ciclo de operación no menor a 2 años

La operación de la empresa puede ser estable al mismo tiempo que sea diseñada con

base a sistemas inter relacionados que pueden ser operados por colaboradores expertos y no por ti siendo todólogo

En este punto muchos pensarán que es mejor seguir siendo colaborador en una empresa ante el tamaño del reto que implica emprender y está bien. Sí está bien, emprender no es para todos, o al menos hacerlo adecuadamente.

La segunda recomendación es emprende con tiempo a tu favor: planifica. Muchos emprendedores se ven obligados a auto emplearse ante la pérdida de una fuente de ingresos, es una buena decisión mientras se transita hacia un nuevo empleo. Sin embargo, emprender requiere recursos. El tiempo es el más preciado, debido a que necesitarás encontrar una necesidad real en el mercado y validar que el mercado lo demanda, después hacer un plan de negocios, más adelante someterlo a revisión de un experto y hacia el fin de esa primera etapa, si has conseguido la aprobación, comenzar a planear como transitarás hacia operar la empresa.

Recuerda que los egresos personales y familiares seguirán y los ingresos serán inestables. Así que no comiences sin tener los suficientes recursos para tu tranquilidad familiar y para operar tu naciente empresa. Si por el contrario tu plan fue calificado como inviable, deberás seguir buscando y replicando ese proceso.

La tercera recomendación es comienza con altura de miras. El camino a generar los ingresos deseados no será corto y lo más probable es que comiences con algo de ayuda. Si algo de ayuda, porque en esta etapa será complicado pagar expertos, sin embargo, tener la visión de generar ingresos para pagar expertos es un buen cimiento sobre el cual crecer. Los emprendedores fallamos al considerarnos omnipotentes, creemos que podemos ir de un rol a otro sin mayor consecuencia y es una sentencia de muerte debido a que nunca nos hacemos expertos en ventas, en impuestos, en producción, en logística y mucho menos en recursos humanos.

La solución es administrar adecuadamente las finanzas para lograr en un futuro traer a colaboradores expertos a la organización, esta es una sugerencia de cómo hacerlo:

Realiza un presupuesto familiar que sea viable y eso será lo que egresé la nueva empresa en ti. Cada peso mal gastado es una oportunidad menos de crecer.

Crea un fondo de emergencia operativa, úsalo en una emergencia real. El pago a proveedores no es una emergencia. Si te enfrentas a un flujo de caja que no te permite liquidez, busca opciones. Una pandemia si es una emergencia operativa, por ejemplo.

Invierte en seguros. Uno de los mayores problemas a los que se enfrenta un emprendedor es desembolsar recursos para contingencias. Las prioridades deben ser tu salud y la de tu familia. Seguro has conocido a alguien que le iba muy bien, pero se le enfermó la esposa y tuvo que vender todo. Paga un seguro de gastos médicos. Asegura tus bienes de producción y si lo requiere tu industria contrata una póliza de responsabilidad civil con la que estés cubierto si el repartidor ocasiona un daño millonario en la empresa de tu cliente.

Una vez que tienes paz mental porque has asegurando la continuidad financiera de tu empresa, comienza por asegurar la continuidad operativa. Esta será mi última recomendación en esta ocasión, crea sistemas. Un sistema operativo es una plataforma que permite a los usuarios (los expertos, gerentes, supervisores, jefes, etc., que contratarás más adelante) ejecutar diferentes tareas a manera de procedimientos estandarizados, es decir, se realizan las mismas actividades una y otra vez para obtener un resultado sin variabilidad o dentro de una variabilidad esperada.

Esto suena a una tarea titánica, tal vez estés pensando eso. Sí, definitivamente es una tarea que requiere mucho esfuerzo, sin embargo, al poner en marcha el sistema únicamente habrá en el futuro que realizar actualizaciones que te permitan mejorar el desempeño de la empresa. Comienza con un procedimiento estandarizado para vender, que nadie venda a como pueda o a como sepa. Las ventas son el oxígeno que le permitirá vivir a tu empresa. A continuación, realiza un procedimiento para medir sistemáticamente los resultados financieros.

Un error común es revisar el desempeño de las pérdidas y ganancias meses después de que han ocurrido, continuaron ocurriendo y han provocaron daños. Mes a mes coloca objetivos de rentabilidad, ligados a las ventas y al costo operativo, mídelos con la frecuencia que resulte en una toma de decisiones oportuna.

Apenas tengas esos sistemas, comienza a estandarizar las operaciones con el objetivo de dar certidumbre y confianza a tus colaboradores sobre las tareas que han de desempeñar, cómo han de desempeñarlas y qué resultado se espera de cada una. El beneficio será para todos, en lo que a ti concierne bajará el estrés, por lo tanto, tu mente estará enfocada en las decisiones importantes de negocio y sentarás las bases para gestionar adecuadamente la empresa a través del método de gestión: planear, organizar, dirigir y controlar. Más allá, al paso del tiempo podrás disfrutar del recurso más valioso que tenemos las personas, el tiempo. Tendrás colaboradores expertos enfocados en generar dividendos, mientras disfrutas de la vida.

A lo largo de este artículo te demostré como las bajas ventas o el desconocimiento del mercado, no son la causa de la problemática de los empresarios en México, son síntomas de una falta de preparación y acciones sistematizadas para llevar una empresa al éxito. Emprender no es un camino fácil, no hay golpes de suerte, ni fortunas de la noche a la mañana. Algunos emprendedores recogerán el fruto de su trabajo después de una década, por eso es vital que las empresas sobrevivan y no que los emprendedores monten empresas para sobrevivir de ellas.

Al final todos nos merecemos una vida plena y parte de ello, tener los recursos para vivir con más de lo que necesitamos. En un mundo ideal, esos excedentes nos permitirían impactar la vida de otras personas para que logren prosperidad en todos los rubros de la vida.

 

Referencias y lecturas adicionales para tu estudio y reflexión: 

1) Joan Magretta y Nan Stone, en su libro “What Management Is, How It Works and Why It’s Everyone’s Business”, ilustran de manera clara y precisa la ciencia del Management. La obra representa una excelente fuente de conocimiento para todas las personas que quieren avanzar en su carrera. Es un libro de cabecera y de consulta.

2) Radiografía de emprendimiento en México 2020: ASEM.

https://drive.google.com/file/d/176S44oaRiPfSM2gnwfRZDh-YX3Yk4jsD/view

 

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Nota final: Fotos cortesía de PIXABAY

 

 

 

 

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