LA SISTEMATIZACIÓN EN LA PYME: “UNA OPORTUNIDAD PARA GANAR LA CONFIANZA Y LA SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES

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Sistematizar la organización del trabajo en la Pymes a través de procesos que se interrelacionan, es una clave para ganar Clientes y medir fácilmente la eficiencia y eficacia de la Empresa.

En ocasiones algunas Pymes no pueden ofrecer una respuesta específica y oportuna sobre cuáles son sus productos o servicios, indicadores empresariales y sus procedimientos internos de trabajo, cuando esto ocurre se está ante una necesidad que debe ser abordada por las empresas para ganar credibilidad y apuntar a nuevos y mejores mercados.

El mundo actual reclama que las empresas demuestren sobre sus productos y servicios la garantía de cumplimiento en cuanto a calidad, cantidad, oportunidad, costos y satisfacción de clientes, aspectos que no son sencillos de demostrar previamente, al menos que estas empresas demuestren certificaciones de instituciones acreditadas para tal fin.

Existen Pymes que toman con disciplina un proyecto de sistematización de toda la Empresa, por medio de la identificación, determinación, definición e interrelación de un conjunto de procesos que se cohesionan para alcanzar los objetivos planteados por la Organización. Casos de este tipo de Empresas, son aquellas que cuentan con Certificaciones tanto como Organización como por sus Productos o Servicios, los cuales se evidencian con las correspondientes marcas de calidad, donde para ello les fue indispensable que hayan estructurado sus operaciones interrelacionando cada área de trabajo de la empresa como un proceso, enlazados unos con otros, por medio de la determinación de proveedores y clientes internos orientados y sincronizados todos hacia una continua satisfacción, para así garantizar de manera segura, el poder cumplir con las expectativas y requerimientos de sus clientes externos.

Para cualquier Empresa PYME es gratificante cuando se puede dar respuestas satisfactorias sobre su organización, muchos lo logran, con frecuencia se fortalecen en unas áreas más que en otras, pero el propósito de sistematizar es precisamente poder normalizar, planificar, ejecutar, medir, mejorar y mantener un funcionamiento idóneo para toda la organización, es como un sistema armónico que se desarrolla y fortalece a lo interno y con su entorno.

Ahora bien, seguramente se estarán preguntado, ¿Cuáles serán los procesos que compondrán el funcionamiento de mi Organización?, ¿Dónde comienzo y  finalizo un proceso?, ¿Cuántos procesos son indispensables?, ¿Cómo construir un sistema vinculando estos procesos?, ¿Cómo medir los resultados de estos procesos?, ¿Cómo mejorar la productividad de la empresa a partir de los resultados de los procesos y del propio sistema?, ¿Qué beneficios traerá a la Organización la sistematización?. Las respuestas a estas interrogantes se pueden encontrar a través de un trabajo de investigación, que busque comprender cómo otras empresas han alcanzado construir su sistema de gestión por procesos para la dirección y control de sus operaciones centrales y prácticas administrativas y gerenciales. Este tipo de Organizaciones se diferencian y reconocen del resto, por la manera en cómo se comprometen con sus miembros y con la sociedad, para poder brindar bienes y servicios que tiendan a la excelencia.

También es necesario diseñar una metodología de trabajo para desarrollar e implementar un proyecto de mejora empresarial, para el cual se recomienda sea acompañado y asesorado por profesionales con incumbencia y experticia en Organización Empresarial, los cuales orientan su labor a la mejora de indicadores de ventas, productividad, producción, mermas y otros que pueda requerir la Pyme según sus objetivos, políticas y valores.

Otro elemento primordial es la actitud que asuma la organización ante una meta como la planteada, es de vital importancia, porque como cualquier cosa que nos propongamos, se debe partir de la conciencia y voluntad para hacerlo y alcanzarlo, de manera que pueda surgir la sinergia necesaria que comprometa a todos. En este sentido, es indispensable que la responsabilidad por parte de las Gerencias y de sus equipos de trabajo esté acorde a los retos, para así contribuir con esa inercia organizacional que se traducirá en esfuerzo, esmero y excelencia en pro de la respectiva sistematización.

Con lo anterior, cobra vital importancia la identificación, definición y establecimiento de valores empresariales asociados con la Voluntad, el Compromiso, la Conciencia, la Metodicidad, la Dedicación, la Superación, el Respeto, la Responsabilidad y la Tolerancia, debido a que ellos serán la base para este constante y continuo proceso de sistematización de las organización a través de la definición, establecimiento y sincronización del conjunto de procesos.

Hemos encontrado empresas en donde uno o varios de estos valores están ausentes y los resultados terminan siendo desfavorables, por ejemplo, existen organizaciones que poseen voluntad por sistematizar pero no concretan el arranque, otras logran comenzar pero sin la suficiente comprensión sobre el trabajo por venir, unas empresas avanzan lógicamente pero sin el suficiente compromiso y responsabilidad por parte de la gerencia y así sucesivamente, es por esta razón que la combinación de estos valores organizacionales debe ser armónica y coherente.

Las Pymes que organizan su gestión de forma sistemática por medio de procesos, dan los primeros pasos para poder optar por Certificaciones de Calidad para su Empresa o productos y servicios, los cuales son una carta abierta importante para expandirse a mercados internacionales.

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Armando Speranza

Armando Speranza es Ingeniero Industrial egresado de la UNA, Educador por la UCAB, Investigador del Instituto de Ingeniería y Emprendedor del sector Agropecuario. Se ha desempeñado como: Asesor en Gestión Industrial para pequeñas empresas, Responsable en el Diseño e Implementación de Sistemas de Gestión para la Calidad, Evaluador de la Gestión Productiva en empresas del sector eléctrico, además de Planificador y Desarrollador de Programas de Formación empresarial según necesidad y requerimiento demostrado. Actualmente coordina un Programa de Asesoría Online para Emprendedores y Microempresarios, brindándoles a estas Pymes todo el apoyo para la mejora de su Competitividad, para ello se basa en la sistematización de la organización y en el análisis y optimización de sus procesos.

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