“Cuando creas que todo esta controlado recuerda que el día solo tiene 24 horas y todo comienza de nuevo”.

admin_negocioLa administración del negocio familiar se presenta cuando la dirección y control de la misma esta en manos de la familia. Sus miembros tomas decisiones financieras, estratégicas, operativas, sobre el capital humano y asumen por completo la responsabilidad de las acciones y sus resultados.

Algunas fallas que presentan los negocios

De cien negocios que nacen en un año solo veinte llegan a los tres años y dos de ellos llegan a los 5 años. El 94% de los proyectos de innovación fracasa. De cada 10 lanzamientos de nuevos productos que hacemos solo 3 funcionan. Solo 5 promociones cumplen lo que requiere el cliente.

Al tener un negocio buscamos generar experiencia al paso del tiempo, no obstante, la mayoría iniciamos las empresas sobre el camino teniendo más errores que aciertos, siendo una razón importante para ello el desconocimiento de hacia donde vamos y que actividades clave debemos gestionar en la empresa.

Actividades para administrar:

Las empresas funcionalmente tienen 5 áreas que se pueden gestionar para servir al cliente (fig. 1); ya sea que tú tengas al personal o subcontrates.

  1. Finanzas y legalidad. Esta actividad general incluye la determinación de costos, las estrategias de financiamiento, el desarrollo de la contabilidad, el registro y protección de marcas, la realización de contratos de protección para la empresa y otros aspectos legales importantes.
  1. Mercadotecnia y ventas. Incluye la construcción de un sistema de información de clientes y mercados para ganar participación. Dotar a la fuerza de ventas con tecnología y conocimiento para mejorar su forma de traer ingresos al negocio.
  1. Producción. La actividad incluye el desarrollo de sistemas de ingeniería para mejorar tiempos y procesos, horarios de producción y mantenimiento de maquinaria y equipo principalmente.
  1. Recursos humanos. Incluye la convocatoria, reclutamiento, selección, capacitación y medición de resultados.
  1. Sistemas de administración. Considera el desarrollo de métodos y técnicas generales y específicas para tú negocio, uso de computadoras, controles impresos o digitales y medición de resultados en tiempo real.

sistema_de_administracionDecisiones administrativas.

Los 4 pasos siguientes te ayudarán a generar acciones que generen valor tanto para la empresa, como para tus clientes:

Paso 1. Acciones financieras: Determina costos, también la cantidad mínima y máxima de ventas. Herramientas a emplear: Controles de gastos, ingresos, préstamos, compras, tablas de cálculos, reportes financieros.

 Paso 2. Innova entre tus clientes: Busca clientes específicos que te ayuden a alcanzar esa meta en función de sus características, dándoles productos con valor emocional, observando sus necesidades y expectativas. Herramientas a emplear: Investigación de usos y hábitos del consumidor, co-creación y kit de ventas.

 Paso 3. Determina tu producción: Con la innovación que tienes que hacer ya sabrás en que producto, tecnología, servicio, horario, tiempos de entrega y calidad específica tienes que desarrollar para atender las necesidades de tus clientes. Herramientas a emplear: Manuales de procesos específicos de uso de materiales, programación de la producción y  productos a crear.

 Paso 4. Selecciona al equipo de trabajo: Con los tres pasos anteriores ya sabrás a quien elegir para que forme parte de tu equipo, ya sea que trabaje internamente, por proyectos o producción. Evitando el exceso o falta de personal en temporadas importantes para el negocio. Herramientas a emplear: Empresas de reclutamiento y selección de personal, desarrollo de baterías de capacitación y supervisión y capacitación en el lugar de trabajo.

Posiblemente ya lo has intentado y algunos métodos de los ya mencionados los has empleado en tu negocio, aún así, ¿Por qué seguimos fallando?¿Vendes mucho y fallas en las entregas? ¿Controlas mucho y fallas? ¿Por qué es tan difícil ser exitoso en el mundo de los negocios? Algunas de las causas que pueden generar este comportamiento, pueden ser las siguientes:

  1. Creemos que sabemos todo.
  2. No queremos seguir aprendiendo
  3. No nos detenemos a planear y pensar
  4. Queremos seguir caminos o métodos con los cuales otros tuvieron éxito
  5. Nos hemos confundido mucho en el camino

Futuro de la administración.

Apóyate en la tecnología para coordinar las acciones de tu equipo, usa cámaras de video para supervisar, emplea la comunicación por internet, rompe esquemas, disminuyendo la distancia, aprende cada día a trabajar en equipo.

El principal reto en nuestra administración. El recurso humano.

Tenemos dos retos. Identificar a nuestro cliente y formar equipos de trabajo. Esto se traduce en conocer la forma de pensar de nuestros clientes y colaboradores. No conocemos en algunos casos a nuestro equipo en persona y menos sus emociones, pero  mucho menos a nuestros clientes. Aprendamos a trabajar con personas.

Así como los jugadores de un equipo de básquetbol, tienen una posición de liderazgo y esta posición es de suma importancia para lograr la ofensiva y defensiva del equipo, identifica como estas tú, ya que es diferente jugar en equipo cubriendo una posición, o correr sólo, en la cancha de juego.

¿Cuántas personas talentosas han pasado por nuestros negocios y se van o se las lleva la competencia?, ¿Cómo es que crece la competencia y yo no? Si no te pones a pensar que sucedió, no podrás competir en la carrera de la globalización.

La administración con el cliente.

El mundo está cambiando cada vez más rápido, y los negocios giran alrededor de las personas, ejemplo de ello es un juguete que se vendía y un año después no lo compran los clientes, y eso tiene mucho que ver con el cambio social y del comportamiento individual o colectivo que tiene la gente. Observa primero y genera las preguntas adecuadas, un día te pide un producto con una calidad extrema y al año siguiente una calidad baja, eso lo marca su estilo personal de vida. Ve las necesidades del futuro de los clientes.

Herramientas para la administración estratégica de tu negocio.

El éxito radica en la aplicación de la estrategia, puedes tener muy buenas ideas aún así alguien ya se adelanto para crear el producto que tu habías pensado, por lo tanto tienes que estar al tanto de lo que sucede antes de lanzar al mercado tu idea de negocio, infórmate acerca de temas como los siguientes:

  • Leyes: Conoce que te piden para vender tu producto.
  • Finanzas: Conoce las obligaciones fiscales que debes cumplir.
  • Normas oficiales: Construye lo que debe tener o cubrir el producto.
  • Economía: Observa la oferta y demanda de la competencia y el cliente, buscando espacios no ocupados en el mercado.
  • Sociedad: Conoce a fondo a los consumidores, apoyándote en estudios de mercado, psicología, antropología y sociología.
  • Ambiente: Debes prevenir cambios bruscos en la demanda de los productos, causados por el exceso, la disminución o escases de algún insumo natural y prevenir cambios ambientales que afecten la demanda, ya sea debidos a una epidemia o un clima extremo.
  • Tecnología: Busca la manera de hacer más y mejor lo que haces, generando valor para el cliente.

Tips para revisar tus actividades administrativas:

  1. Genera una estrategia y un objetivo grupal y revísalas periódicamente.
  2. Comunica tus ideas
  3. Haz una lista de actividades a seguir
  4. Cuestiónate
  5. Desaprende y re-edúcate constantemente
  6. Lee sobre comportamiento humano
  7. Ejecuta

Conclusión

La actividad de administrar una empresa, es como usar el GPS, identifica un objetivo al cual llegar y usa otro camino cuando hay mucho tráfico para llegar al objetivo, evitando estar en el embotellamiento donde todos están.


Juan Francisco Paz Hernández
Juan Francisco Paz Hernández

Presidente de la incubadora de empresas privada Quetzalcóatl Red Emprendedora, plataforma de desarrollo para la toma de decisiones efectiva y así construir el plan de vida empresarial.

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